FAQs

17 wpisów

Chciałbym na jednej stronie A4 mieć wydruk dla mnie oraz kopię dla klienta

Przede wszystkim, warto, abyś wiedział, że aplikacja pozwala na dowolną modyfikację wydruków. Te, które widzisz, są naszymi propozycjami, odpowiadającymi dla większości serwisów. Zaproponowany domyślnie wydruk zawiera sporo informacji, dostosowany jest do pojedynczej strony A4. Tak więc powinieneś go drukować w 2 kopiach, jeden dla ciebie, do archiwum, drugi dla klienta.

Jeśli chcesz ograniczyć ilość papieru, możesz zmodyfikować wydruk tak, aby na jednej kartce znalazł się ten sam wydruk powielony dwukrotnie. Zgadza się – dwukrotnie.

Aby zacząć, odszukaj opcję modyfikacji wydruków. Znajdziesz ją w górnym menu Ustawienia -> Opcje konfiguracyjne -> zakładka Wydruki, i tam przycisk Zmień obok odpowiedniego szablonu, np „Szablon wydruku potwierdzenia przyjęcia naprawy.

Po wejściu na stronę edycji opcji zobaczysz, że pole jest puste. Oznacza to, że aplikacja będzie używała domyślnej treści szablonu. Pamiętaj, że jeśli coś popsujesz, zawsze możesz całkowicie usunąć z okna edycyjnego treść szablonu i zapisać opcję, co przywróci domyślny, poprawny szablon.

W następnej kolejności odszukaj ramkę z domyślną treścią szablonu. Znajduje się ponad oknem edycji. Zaznacz całą zawartość ramki, skopiuj ją do schowka (ctrl+c) i wklej w oknie edycji (ctrl+v). Po tej operacji musisz odchudzić szablon. Usuń z niego treści, które są dla ciebie zbędne. Po każdej edycji zapisuj zmiany i równocześnie, używając opcji podglądy wydruku w dowolnej naprawie obserwuj zmiany. Powinieneś doprowadzić do sytuacji, w której wydruk zajmuje nie więcej niż pół kartki A4.

Jeśli twój wydruk zajmuje już połowę strony A4 wejdź ponownie do edycji. Skopiuj w całości twoją zmodyfikowaną treść szablonu z okna edycyjnego, postaw kursor na końcu szablonu i wklej jego kopię. Dzięki temu uzyskasz widok dwóch takich samych wydruków na jednej kartce A4.

To samo podejście możesz zastosować dla dowolnego innego wydruku.

Skończyło się moje miejsce na pliki, co mogę zrobić?

W ramach aplikacji możesz załączać do różnych elementów: napraw, klientów pliki. Mogą być to zdjęcia, dokumenty, logo firmy, awatary klientów, kategorii etc.

O ile dane, które gromadzisz w aplikacji nie są limitowane, możesz dodać dowolną ilość napraw, klientów – o tyle ilość miejsca na wspomniane wcześniej załączniki jest limitowana, i zależy od poziomu Twojej subskrypcji. Jeśli przesyłasz obszerne załączniki w postaci dokumentacji fotograficznej lub pozwalasz Twoim klientom dodawać je samodzielnie poprzez panel do zgłaszania napraw, miejsce na dysku może się dość szybko skończyć.

Aby powiększyć miejsce na dysku zamów samodzielnie dodatkowe miejsce. W menu płatności znajdziesz opcję „Stan subskrypcji”, tam, na dole strony sekcję „Opcjonalne moduły, które można dokupić”. Znajdź interesujący cię dodatek, w tym przypadku „Przestrzeń dyskowa na pliki”, wybierz potrzebną ci ilość i dokonaj płatności.

Zakup modułów realizowany jest wyłącznie online, za pomocą karty, BLIK lub szybkiego przelewu.

Czy mogę usunąć pliki aby odzyskać miejsce?

Załączone pliki są integralną częścią elementu, do którego należą, tak jak inne elementy. W aplikacji nie znajdziesz narzędzia do usuwania np. wszystkich diagnoz z napraw, to nie miało by sensu, nie znajdziesz także narzędzia do usuwania wszystkich plików. Jeśli chcesz usunąć pliki aby odzyskać miejsce, usuń naprawy, klientów. Możesz także usuwać pojedyncze pliki w ramach poszczególnych elementów, np. naprawy.

Chcę zrezygnować z aplikacji

Serwisant Online jest aplikacją sprzedawaną w modelu subskrypcyjnym. Oznacza to, że nie wiążemy Państwa umową terminową. Z uwagi na to nie ma potrzeby przesyłania do nas oświadczeń o rezygnacji, wypowiedzeń, etc. Aby zrezygnować wystarczy nie opłacić wystawionej faktury ProForma (która nie jest dokumentem księgowym w postaci zobowiązania do zapłaty).

Jeśli jesteś na subskrypcji testowej obowiązują te same zasady, nie ma żadnych zobowiązań, jeśli nie zdecydujesz się na zakup płatnej subskrypcji nic nie musisz robić, konto wygaśnie automatycznie.

W ww. przypadkach otrzymasz od nas serię powiadomień mailowych, najpierw związanych z przypomnieniem o kończącej się subskrypcji, później z informacją o usunięciu konta. Aby uniknąć otrzymywania ww. powiadomień możesz samodzielnie usunąć konto. W menu płatności (górna belka -> ikona $) znajdziesz opcję umożliwiającą natychmiastową rezygnację z usługi.

Czy integrujecie się z Subiektem, Comarch Optima, Symfonia?

Wprost nie wspieramy aplikacji działających w tradycyjnym, desktopowym modelu. Tego typu aplikacje działają na Państwa komputerach, w sieci lokalnej. Nasza aplikacja jest aplikacją chmurową, działającą w internecie. Nie można wprost skomunikować obu aplikacji aby wymienić dane.

Oferujemy w zamian wbudowaną integrację z aplikacjami IFIRMA, WFIRMA oraz INFAKT. Jest to zgodnie z filozofią naszej aplikacji – wspieramy i promujemy rozwiązania działające w chmurze.

Warto wspomnieć, że pomimo braku wsparcia z naszej strony istnieje możliwość integracji za pomocą dedykowanych narzędzi firm trzecich. Firmy takie jak Kompax są producentami dedykowanych narzędzi wspierających integrację starych technologii z chmurowym ekosystemem. Jeśli integracja jest dla Państwa ważna, proszę kontaktować się w ww. firmami lub firmami oferującymi zbliżone usługi.

Dane na mojej fakturze są niepoprawne.

Co do zasady Państwo samodzielnie powinni aktualizować dane do fakturowania zgodnie z tym co jest w rejestrach, w szczególności aktualizować je po zmianie np. adresu siedziby.

Aby zaktualizować dane proszę kliknąć w menu płatności, oznaczone w górnej belce symbolem $ i wybrać opcję: Dane do faktur i umów. Na formularzu, który pokaże się po wybraniu opcji, proszę określić prawidłowe dane firmy, w tym adres do fakturowania. Można także kliknąć tutaj.

Uwaga! Formularz zawiera dane rejestrowe firmy – te dane są przeznaczone dla nas – adres widoczny w komunikacji dla klientów jest czymś innym, edytuje się go poprzez menu ustawień.

Jeśli na nieaktualne dane została wystawiona faktura pro-forma: proszę po aktualizacji danych otworzyć menu płatności, tam kliknąć opcję listy faktur, wybrać zakładkę niezapłaconych faktur i kliknąć „Anuluj” obok nieprawidłowej faktury. Po anulowaniu proszę ponownie przejść przez narzędzie do zamawiania subskrypcji aby otrzymać nową proformę.

Jeśli na nieaktualne dane została wystawiona faktura VAT: standardową metodą aktualizacji danych jest w takiej sytuacji nota korygująca. Po aktualizacji danych, proszę wysłać nam notę korygującą zgodnie z wytycznymi działu księgowego mailem, jako skan, lub pocztą tradycyjną.

Opcje zmiany stanów są za mało elastyczne, chcę ustawiać dowolny stan.

Jeśli obsługujesz naprawę, aplikacja pozwala na ustalanie jej stanu. Standardowa naprawa przechodzi przez pewne stany w standardowy sposób, najpierw sprawdzamy co jest popsute, później wyceniamy naprawę, uzgadniamy z klientem jej koszt, naprawiamy i wreszcie zwracamy naprawę.

Z uwagi na to, aplikacja sugeruje kolejne stany dla naprawy. Np dla nowej naprawy na liście stanów kolejnych nie pojawi się stan „W trakcie naprawy” bo nie wiesz jeszcze co jest uszkodzone, najpierw naprawa musi przejść przez diagnozę i potwierdzenie z klientem.

Jeśli jednak z jakiegoś powodu nie chcesz być ograniczanym, możesz skonfigurować aplikację tak, aby pozwalała na wybór dowolnego stanu. Zanim przejdziesz do zmiany tej opcji wiedz, że zmiana ma pewne efekty uboczne: statystyki związane z czasem i finansami mogą zostać zafałszowane lub policzone błędnie. Dla serwisów, które ustawią opcję zmiany stanu na dowolny nie gwarantujemy, że te dane będą poprawne.

Aby móc ustawić dowolny stan, przejdź do „Opcji konfiguracyjnych” z menu ustawień, tam wybierz zakładkę „Naprawy” i odszukaj opcję „Sposób obsługi przepływu statusów napraw.”, zmień ją, ustaw „ANY”. Pamiętaj, że dowolny stan będziesz mógł ustawić dla napraw dodanych po zmianie, istniejące przed zmianą opcji naprawy będą obsługiwane po staremu.

Zgłoszenia, naprawy? Jaka to różnica?

Jednym z najczęstszych pytań związanych z aplikacją jest pytanie o różnicę pomiędzy naprawami i zgłoszeniami.

W naszej aplikacji znajdziesz w górnym menu dwa moduły, naprawy i zgłoszenia. Oba obsługują dwa najczęściej prowadzone w serwisach procesy. Na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, nie mniej jednak różnica między nimi jest dość istotna.

Naprawy są w naszej aplikacji to proces stacjonarny i długoterminowy. Polega na tym, że klient serwisu przynosi lub przysyła kurierem do serwisu lub oddziału przedmiot naprawy. Przedmiot ten jest diagnozowany, wyceniany jest koszt naprawy, koszt potwierdzany z klientem, następnie następuje często czasochłonna naprawa.

Zgłoszenia są procesem krótkoterminowymrealizowanym u klienta. Zgłoszenie polega na tym, że klient informuje serwis telefonicznie lub poprzez zgłoszenie bezpośrednio w systemie o zaistniałej w jego siedzibie awarii. Serwis deleguje osobę do wyjazdu, ta osoba jedzie do klienta, usuwa awarię i zamyka zgłoszenie.

Jak widać oba moduły realizują odmienne funkcje, naprawy przydatne są np dla tradycyjnych serwisów, zgłoszenia np. dla firm prowadzących obsługę IT innych firm.