FAQs

23 wpisy

Dane na mojej fakturze są niepoprawne.

Płatności

Co do zasady Państwo samodzielnie powinni aktualizować dane do fakturowania zgodnie z tym co jest w rejestrach, w szczególności aktualizować je po zmianie np. adresu siedziby.

Aby zaktualizować dane proszę kliknąć w menu płatności, oznaczone w górnej belce symbolem $ i wybrać opcję: Dane do faktur i umów. Na formularzu, który pokaże się po wybraniu opcji, proszę określić prawidłowe dane firmy, w tym adres do fakturowania. Można także kliknąć tutaj.

Uwaga! Formularz zawiera dane rejestrowe firmy – te dane są przeznaczone dla nas – adres widoczny w komunikacji dla klientów jest czymś innym, edytuje się go poprzez menu ustawień.

Jeśli na nieaktualne dane została wystawiona faktura pro-forma: proszę po aktualizacji danych otworzyć menu płatności, tam kliknąć opcję listy faktur, wybrać zakładkę niezapłaconych faktur i kliknąć „Anuluj” obok nieprawidłowej faktury. Po anulowaniu proszę ponownie przejść przez narzędzie do zamawiania subskrypcji aby otrzymać nową proformę.

Jeśli na nieaktualne dane została wystawiona faktura VAT: standardową metodą aktualizacji danych jest w takiej sytuacji nota korygująca. Po aktualizacji danych, proszę wysłać nam notę korygującą zgodnie z wytycznymi działu księgowego mailem, jako skan, lub pocztą tradycyjną.

Opcje zmiany stanów są za mało elastyczne, chcę ustawiać dowolny stan.

Naprawy

Jeśli obsługujesz naprawę, aplikacja pozwala na ustalanie jej stanu. Standardowa naprawa przechodzi przez pewne stany w standardowy sposób, najpierw sprawdzamy co jest popsute, później wyceniamy naprawę, uzgadniamy z klientem jej koszt, naprawiamy i wreszcie zwracamy naprawę.

Z uwagi na to, aplikacja sugeruje kolejne stany dla naprawy. Np dla nowej naprawy na liście stanów kolejnych nie pojawi się stan „W trakcie naprawy” bo nie wiesz jeszcze co jest uszkodzone, najpierw naprawa musi przejść przez diagnozę i potwierdzenie z klientem.

Jeśli jednak z jakiegoś powodu nie chcesz być ograniczanym, możesz skonfigurować aplikację tak, aby pozwalała na wybór dowolnego stanu. Zanim przejdziesz do zmiany tej opcji wiedz, że zmiana ma pewne efekty uboczne: statystyki związane z czasem i finansami mogą zostać zafałszowane lub policzone błędnie. Dla serwisów, które ustawią opcję zmiany stanu na dowolny nie gwarantujemy, że te dane będą poprawne.

Aby móc ustawić dowolny stan, przejdź do „Opcji konfiguracyjnych” z menu ustawień, tam wybierz zakładkę „Naprawy” i odszukaj opcję „Sposób obsługi przepływu statusów napraw.”, zmień ją, ustaw „ANY”. Pamiętaj, że dowolny stan będziesz mógł ustawić dla napraw dodanych po zmianie, istniejące przed zmianą opcji naprawy będą obsługiwane po staremu.

Zgłoszenia, naprawy? Jaka to różnica?

Obsługa aplikacji

Jednym z najczęstszych pytań związanych z aplikacją jest pytanie o różnicę pomiędzy naprawami i zgłoszeniami.

W naszej aplikacji znajdziesz w górnym menu dwa moduły, naprawy i zgłoszenia. Oba obsługują dwa najczęściej prowadzone w serwisach procesy. Na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, nie mniej jednak różnica między nimi jest dość istotna.

Naprawy są w naszej aplikacji to proces stacjonarny i długoterminowy. Polega na tym, że klient serwisu przynosi lub przysyła kurierem do serwisu lub oddziału przedmiot naprawy. Przedmiot ten jest diagnozowany, wyceniany jest koszt naprawy, koszt potwierdzany z klientem, następnie następuje często czasochłonna naprawa.

Zgłoszenia są procesem krótkoterminowym, realizowanym u klienta. Zgłoszenie polega na tym, że klient informuje serwis telefonicznie lub poprzez zgłoszenie bezpośrednio w systemie o zaistniałej w jego siedzibie awarii. Serwis deleguje osobę do wyjazdu, ta osoba jedzie do klienta, usuwa awarię i zamyka zgłoszenie.

Jak widać oba moduły realizują odmienne funkcje, naprawy przydatne są np dla tradycyjnych serwisów, zgłoszenia np. dla firm prowadzących obsługę IT innych firm.