WSPÓŁPRACA Z ZEWNĘTRZNYMI SERWISAMI, DELEGACJE NAPRAW

Często w procesie naprawy istnieje potrzeba przekazania jej dalej, do specjalizowanego serwisu, serwisu producenta, lub wręcz, jeśli współpracujesz wyłącznie z zewnętrznymi serwisami przekazywane dalej będą wszystkie naprawy.

Nasze oprogramowanie serwisowe wychodzi na przeciw tym potrzebom i oferuje wsparcie dla tego typu procesu. W ramach aplikacji Serwisant Online nazywamy to delegacją naprawy lub naprawą w zewnętrznym serwisie.

W skrócie

  • zdefiniuj serwisy zewnętrzne używając dedykowanego narzędzia
  • na karcie naprawy, z akcji naprawy wybierz „Zleć naprawę dla oddziału lub serwisu”
  • wybierz serwis i zatwierdź
  • na karcie naprawy aktualizuj stany naprawy zewnętrznej wg potrzeb

Dodawanie serwisów zewnętrznych

Zanim zaczniesz odsyłać naprawy do zewnętrznych serwisów, powinieneś dodać je do bazy. Dzięki temu będziesz mógł wskazywać i śledzić gdzie znajduje się naprawa.

Serwisy dodajemy używając menu konfiguracji, opcja „Dostawcy usług serwisowych i oddziały”. Używając przycisku „Dodaj serwis” przejdziesz na stronę formularza. Tam określ przede wszystkim typ serwisu. Mając na względzie kontekst tego dokumentu, będziesz chciał wybrać „Serwis zewnętrzny”. W pozostałych polach określ dodatkowe dane. Wymagane są nazwa serwisu i dane przedstawiciela, reszta pól jest opcjonalna.

Delegacja naprawy

Poprzez delegację naprawy rozumiemy wskazanie, że naprawa będzie naprawiana w zewnętrznym serwisie. Zwróć uwagę że delegacja jest osobnym procesem – niezależnym od samej naprawy i ma własne stany, związane z jej obsługą. O tym w dalszej części artykułu.

Aby oddelegować naprawę, przejdź na kartę wybranej naprawy, i tam z menu akcji wybierz opcję „Zleć naprawę dla oddziału lub serwisu”.

Na nowo otwartej stronie otrzymasz formularz, z którego powinieneś wybrać serwis, do którego odeślesz naprawę. Lista będzie zawierała także oddziały własne, o ile jakieś zdefiniowałeś. Naprawę możesz za pomocą tego formularza przesuwać także pomiędzy oddziałami.

Nie mniej jednak w tym momencie skupimy się wyłącznie na serwisach zewnętrznych. Wybierz odpowiedni z listy. Po wyborze otrzymasz dodatkowe pola. Możesz w nich określić koszt własny naprawy zewnętrznej, możesz także określić cenę dla klienta. Obie rzeczy są opcjonalne, nie musisz ich w ogóle podawać. Zdefiniowanie będzie miało wpływ na wyliczenia z zakładce finansów naprawy.

Wybór zatwierdź zielonym przyciskiem.

Stany naprawy zewnętrznej

Jak wspominałem wcześniej naprawa zewnętrzna ma osobny zestaw stanów. Stany te opisują wyłącznie to, co dzieje się z naprawą zewnętrzną w sensie formalnym, pozwalają na zorientowanie się gdzie aktualnie znajduje się przedmiot naprawy. Nie mają wpływu na stan samej naprawy.

Początkowym stanem, zaraz po wyborze zewnętrznego serwisu jest „Oczekuje na wysyłkę” – to dość naturalne, naprawiany przedmiot nadal leży u ciebie – musisz go dostarczyć w jakiś sposób do wybranego serwisu: osobiście, kurierem.

Stany naprawy zewnętrznej zmieniasz w menu akcji naprawy. Po utworzeniu delegacji pojawi się tam dodatkowy blok: „Stany naprawy zewnętrznej”

Znajdujące się tam stany zależą od bieżącej sytuacji związanej z delegacją. Po dodaniu kolejnym, naturalnym krokiem jest wysłanie naprawy. Jeśli wyślesz kuriera, lub wyjeżdżasz osobiście zmień stan na „Wysłano do zewnętrznego serwisu”. Następny stan, to „Odebrano w zewnętrznym serwisie” – to informacja, że naprawa dotarła tam gdzie trzeba. Zwróć uwagę, że nie zmienia się stan naprawy, fakt odebrania jej w zewnętrznym serwisie nie posuwa samej naprawy do przodu.

Dalsze stany związane są z oddaniem naprawy przez zewnętrzny serwis.

Udostępnienie listy napraw zewnętrznym serwisantom

Nasza aplikacja do obsługi serwisu oferuje dla funkcjonalności napraw zewnętrznych dodatkową opcję. Możesz pozwolić serwisantom zewnętrznym zalogować się do aplikacji Serwisant Online i sprawdzić listę napraw, które wysłałeś do ich serwisów.

Opcja ta ma dużo sensu, jeśli blisko współpracujesz z serwisem zewnętrznym, np. naprawia da ciebie wszystkie urządzenia lub jakąś grupę urządzeń. Nie ma zaś sensu przy serwisach producenckich, w których najczęściej rejestrujesz naprawę używając osobnych, dedykowanych aplikacji.

Aby umożliwić serwisantowi z firmy zewnętrznej pogląd napraw, najpierw musisz dodać mu konto pracownika. Możesz to zrobić za pomocą standardowego narzędzia do zarządzania pracownikami z menu konfiguracji. Ważne jest, abyś podczas dodawania pracownika firmy zewnętrznej:

  • z listy „Pracownik firmy” wybrał zdefiniowany wcześniej serwis zewnętrzny
  • zaznaczył wyłącznie uprawnienie „Serwisant zewnętrzny”
  • nadał login i hasło

Dysponując danymi logowania, pracownik firmy zewnętrznej może się zalogować do aplikacji. Po zalogowaniu zobaczy bardzo uproszczony widok aplikacji, w którym będzie tylko lista napraw.

Zalogowany pracownik na liście zobaczy wyłącznie naprawy, które zostały oddelegowane do serwisu w którym pracuje, i których stan dla zewnętrznej naprawy to „Wysłano do zewnętrznego serwisu”.

UWAGA
Pracownik zewnętrznego serwisu nie widzi danych twoich klientów, widzi wyłącznie podstawowe informacje o naprawie.

W ramach panelu serwisant zewnętrzny może opisywać naprawy diagnozą, oraz, jeśli podczas tworzenia delegacji zezwolisz na to, wysyłać naprawę do akceptacji kosztów.