FAQs

23 wpisy

W aplikacji widzę kilka miejsc na adresy email oraz numery telefonów. Gdzie są używane?

Komunikacja

W naszej aplikacji znajdziesz 3 różne miejsca w których możesz lub. musisz podać numer telefonu oraz adres email.

Pierwszym z takich miejsc są „Dane do fakturowania i umów„. Zakładamy, że podane tutaj informacje dotyczą danych rejestrowych twojej firmy, zaś adres email oraz numer telefonu pozwalają na kontakt z osobą odpowiedzialną za obsługę aplikacji oraz za płatności za aplikację. Na podany w tym miejscu adres email będziemy wysyłali informacje o subskrypcji, zamówieniach, fakturach. Będziemy także wysyłali sporadyczne informacje związane z kluczowymi informacjami na temat aplikacji lub nasz dział obsługi będzie kontaktował się na podany adres email w celu wyjaśnienia problemów. Podany numer telefonu może zostać użyty do kontaktu naszego działu obsługi, w celu np. wyjaśnienia problemów. Podane dane, nazwę praz adres użyjemy do wystawienia faktur a także użyjemy w umowach między nami a tobą, a także w automatycznie generowanych umowach między tobą, a twoimi klientami, np. zgodach RODO.

Innym miejscem są „Dostawcy usług serwisowych„. Automatycznie, w aplikacji zawsze znajduje się głowny oddział twojej firmy. Podane tutaj informacje są tzw informacjami brandingwymi, które przedstawiamy twoim klientom. Dlatego w tym miejscu powinieneś posługiwać się twoją nazwą handlową, adresem w którym przyjmujesz klientów oraz mailem i telefonem przeznaczonym do obsługi klientów. Automatycznie wysyłane powiadomienia email mają dodany w polu REPLY-TO podany tutaj adres, tak więc będziesz dostawał na niego odpowiedzi na wysłane powiadomienia. Podane tutaj dane pojawią się na wydrukach, oraz w panelu klienckim, o ile go uruchomisz.

Jeśli masz więcej oddziałów, to adres email w powiadomieniach oraz ten pokazywany na wydrukach może być inny, i zależy od oddziału w którym przyjęta została naprawa lub zgłoszenie.

INFOMRACJA

Z uwagi na obowiązujące przepisy DSA (Digital Service Act) jeśli oferujesz usługi drogą elektroniczną, a taką jest uruchomienie panelu klienckiego, masz obowiązek pokazywania klientom aktualnych danych kontowych, te zaś w panelu klienckim są zawsze danymi kontaktowymi głównego oddziału, niezależnie od tego, czy masz inne oddziały.

Wreszcie adres email oraz numer telefonu pojawia się na karcie pracownika. Te informacje są prywatne i nie są komunikowane twoim klientom. Także nasza firma nie używa adresów email ani telefonów klientów do kontaktu. Adres email pracownika może być uzyty do otrzymywania spersonalizowanych powiadomień o zdarzeniach w aplikacji, np o przypisaniu zgłoszenia, naprawy. Numer telefonu na chwilę obecną zbierany jest wyłącznie informacyjnie i nie jest używany.

Czy można w aplikacji drukować etykiety dla przyjętych napraw?

Naprawy

Tak, można. Zacznijmy od tego, że aplikacja wspólpracuje z każdą drukarką etykiet, którą można podłączyć do komputera na którym działa aplikacja poprzez port USB lub inny, oraz, która jest widoczna w systemie jako jedna z dostępnych drukarek.

Aby wydrukować etykietę, przejdź na kartę naprawy, rozwiń menu wydruków (trójkącik obok przycisku drukowania) i wybierz wydruk etykiety. Opcja ta wygeneruje plik PDF, który należy następnie wydrukować jak każdy inny dokument, przy czym należy wskazać drukarkę etykiet jako urządzenie drukujące.

W ustawieniach wydruków możesz dostosować szerokość i wysokość etykiety a także jej treść.

Co jeśli na mojej karcie płatniczej nie będzie wystarczających środków aby opłacić zamówienie subskrypcji?

Płatności

Jeśli dodałeś do naszego systemu kartę płatniczą będziemy automatycznie pobierali z niej środki w celu opłacenia kolejnego okresu subskrypcji.

Wystawione automatycznie zamówienie na kolejny okres obejmie taki sam okres jaki zamówiłeś ostatnim razem. Jeśli podczas pierwszego zakupu zapłaciłeś za miesięczny okres subskrypcji to na 7 dni przed końcem jej ważności wygenerujemy zamówienie na kolejny miesiąc.

Po wystawieniu zamówienia otrzymasz stosowną informację mailem. Dajemy ci 24 godziny abyś upewnił się, że na karcie, któ®ą dodałeś do systemy są wystarczające środki aby opłacić zamówienie.

Po 24 godzinach od wystawienia zamówienia podejmiemy próbę pobrania kwoty wskazanej na zamówieniu. Jeśli ta próba się nie powiedzie z uwagi na brak środków na koncie wyślemy do ciebie mailem informację o braku środków i za kolejne 24 godziny ponowimy transakcję. Jeśli trzykrotnie nie uda nam się pobrać środków zrezygnujemy – będziesz mógł opłacić zamówienie w inny sposób: przelewem lub online.

Zarejestrowałem wersję testową i chcę z niej zrezygnować.

Płatności

Rejestrując konto w naszej aplikacji zawsze na początek otrzymujesz 14-dniową wersję testową aplikacji, która jest bezpłatna. Rejestracja konta nie wiąże się także z żadnymi zobowiązaniami, nie obligujemy cię do żadnych płatności. Bez twojej wyraźnej zgody wyrażonej poprzez zakup jednego z odpłatnych pakietów nie wystawimy żadnej faktury, ani nie będziemy oczekiwali żadnej płatności.

Z uwagi na to, nie ma potrzeby zgłaszania nam chęci rezygnacji z aplikacji. Aplikacja, o ile nie przejdziesz na jeden z odpłatnych pakietów wygaśnie sama: zablokujemy możliwość edycji danych po 14 dniach od rejestracji, po 3 miesiącach usuniemy automatycznie konto. Proces ten będzie wiązał się z automatyczną korespondencją email, którą wyślemy, aby poinformować cię o usunięciu danych.

Jeśli nie chcesz otrzymywać tej korespondencji, możesz natychmiastowo zrezygnować z aplikacji, wybierając z menu płatności opcję „Rezygnacja z usługi”.

Mam wiele napraw, które chciałbym zamknąć.

Naprawy

Ogólnie zalecamy, aby w aplikacji utrzymywać stan faktyczny – po wydaniu naprawy zamykać ją. Tylko w takiej sytuacji statystyki będą wiarygodne. Jeśli jednak nie nie zamykałeś napraw i wiszą one w różnych stanach, lub nawet jest ich tyle, że tablica napraw przestała już działać, możesz użyć narzędzia do hurtowej operacji, aby zamknąć wiele napraw na raz.

Zacznij od przejścia na listę napraw poprzez kliknięcie ikony napraw w górnym menu. Nad listą, po prawej stronie znajdziesz niebieskie przyciski akcji, w tym menu „innych operacji”. Rozwiń je, wybierz opcję „operacje masowe na naprawach”. Na otwartej stronie, w 1 kroku zacznij od wskazania kryteriów dla napraw, na których chcesz przeprowadzić operację, np, możesz zaznaczyć stan „Do odbioru” i „Utworzone do” – data sprzed 3 miesięcy. Kliknij „szukaj” i zweryfikuj, czy naprawy, które pokazały się w kroku 2 są naprawami, które chcesz zamknąć. Jeśli nie, skoryguj kryteria wyszukiwania, jeśli tak w kroku 3 potwierdź wykonanie operacji.

Czy mogę używać własnej nazwy nadawcy SMS?

Komunikacja

Tak, w naszej aplikacji możesz zamówić własną nazwę, której użyjemy jako nagłówka nadawcy dla wysyłanych w twoim imieniu wiadomości SMS. Odbiorca zobaczy nazwę, zamiast numeru telefonu.

Zwróć uwagę na to, że w przypadku wysyłki wiadomości SMS z własną nazwą, jej odbiorca nie będzie mógł odpowiedzieć na wiadomość. Stracisz więc możliwość odbioru odpowiedzi na SMS w naszym systemie.

Aby zamówić własną nazwę przejdź do panelu konfiguracyjnego aplikacji, tam odszukaj kafelek „Wiadomości SMS” i w sekcji „Nazwa nadawcy” zamów nagłówek. Wraz z zamówieniem musisz przesłać nam oświadczenie o wyrażeniu zgody na posługiwanie się nazwą handlową, które możesz pobrać używając linku w widocznym na stronie konfiguracji formularzu.

Nazwa nadawcy musi być nazwą powiązaną z nazwą która figuruje w rejestrze CEiDG/KRS lub musi być neutralnym słownikowym słowem, np. SERWIS, WARSZTAT. Sama nazwa może zawierać:

  • małe litery: a-z (bez polskich znaków diakrytycznych np. ą, ę, ź)
  • wielkie litery: A-Z (bez polskich znaków diakrytycznych np. Ą, Ę, Ź)
  • cyfry: 0-9
  • symbole: . & @ – + _ ! %
  • spacja

Jeśli wnioskujesz o nagłówek wskazujący na użycie nazwy własnej, ale nie powiązanej z twoimi danymi rejestrowymi, musisz dosłać nam dodatkowo dokument wiążący nagłówek z twoją firmą. Może być to:

  • umowa partnerska z firmą trzecią, w której występuje punkt o mozliwości posługiwania się nazwą i w której jesteś stroną umowy
  • inny dokument od firmy trzeciej, który zezwala ci na użycie nazwy i na którym znajdują się twoje dane rejestrowe
  • faktura za rejestrację domeny, gdzie w miejscu płatnika faktury znajdują się twoje dane rejestrowe i wyszczególniona jest nazwa domeny

Wrażliwe dane na ww dokumentach takich jak treść umowy, ceny można zamazać.

Czy jest możliwość wprowadzenia Producenta i Modelu jako listy wyboru?

Naprawy

Jest to możliwe, mają Państwo do dyspozycji dwa różne podejścia:

Uzupełnianie. To jest domyślnie aktywna opcja. Aplikacja, po wprowadzeniu kilku napraw, przy kolejnych naprawach, w polach producent i model zacznie proponować np. producenta, po wpisaniu kilku pierwszych liter. Prozę zwrócić uwagę, że jest to tylko autouzupełnianie i nie zabroni mimo wszystko zignorować podpowiedź i wpisać producenta z np. literówką. Dodatkowo, autouzupełnianie widoczne jest także w panelu klienckim, co oznacza, że jeśli będą z niego Państwo chcieli korzystać, klientom będą podpowiadane wprowadzone przez Państwa wartości, i vice versa. W tym wariancie warto dbać o poprawność wprowadzonych danych (producent i model), bo nieprawidłowo wprowadzone dane będą pokazywały się w podpowiedziach. Nieprawidłowo wprowadzone wartości, np. przez klientów można korygować poprzez edycje naprawy.

Wybór oparty na słowniku. W tym przypadku, po aktywacji odpowiedniej opcji z formularza znikają pola producent i model, natomiast wskazanie powyższych odbywa się poprzez wybór typu przedmiotu naprawy. W takim przypadku należy w słowniku przedmiotów naprawy zdefiniować jako osobne pozycje wszystkie naprawiane przedmioty, w formie np. „Telefon Apple iPhone 12”, „Telefon Apple iPhone 13”, … Przejście na to rozwiązanie eliminuje dowolność producenta i modelu, ponieważ serwisanci a także klienci w panelu klienckim mogą wybierać wyłącznie ze zdefiniowanej, wyszukiwanej listy. Z innej strony wymagane jest rozbudowanie słownika tak, aby pokrył cały zakres naprawianych przedmiotów, alternatywnie, dodanie opcji „Inne” dla sytuacji, kiedy nie odnajdujemy odpowiedniej pozycji.

Uwaga – aktywacja opcji przyjęcia sprzętu bazującego na słowniku aktywuje tę samą funkcjonalność na formularzu nowego urządzenia w bazie urządzeń.

Nie mogę zalogować się na swoje konto.

Logowanie

Problemy z logowaniem mogą byc spowodowane różnymi sytuacjami. Kluczowe jest prawidłowa identyfikacja problemu, poprzez odczytanie komunikatu błędu, który widzisz. Komunikat można odczytać przytrzymując kursor nad podświetlonym na czerwono polem.

Ekran logowania z błędem

Najcześciej występujące błędy:

  • „Nie ma takiego użytkownika…”. W loginie lub adresie email jest literówka. Jeśli podałeś adres email i uważasz, że nie ma literówki spróbuj użyć do logowania zamiast adresu email przydzielonego ci loginu. Jeśli masz pewność, że nie popełniłeś literówki w loginie, upewnij się, że: jeśli się rejestrowałeś, to po rejestracji aktywowałeś konto przysłanym na maila linkiem aktywacyjnym, jeśli wcześniej się logowałeś, upewnij się, że twoje konto nie zostało usunięte z uwagi na niewykipienie subskrypcji.
  • „Hasło nie jest poprawne”. Podane hasło nie jest poprawne, spróbuj ponownie podać poprawne hasło, jeśli go nie pamiętasz użyj linku „Zapomniałeś hasła?”, który znajdziesz pod przyciskiem, aby ustawić nowe hasło.
  • Administrator zablokował możliwość logowania z sieci…”. Dla twojego konta została włączona grupa zabezpieczeń, zezwalająca na logowanie z określonych adresów IP. Przenieś się do sieci formowej i zaloguj się z niej, lub poproś osobę z uprawnieniami szefa aby dopisała twój adres IP do listy lub wyłączyła grupę zabezpieczeń z twojego konta. Więcej informacji na stronie Bezpieczeństwo konta
  • „Przekroczono dozwoloną ilość prób logowania…”. Na twoje konto próbowano logować się wielokrotnie w krótkich odstępach czasu podając złe hasło. Jeśli to byłeś ty, odczekaj 15 minut, i zaloguj się poprawym hasłem lub zresetuj hasło, jeśli go nie pamiętasz. Jeśli nie logowałeś się, zgłoś ten fakt osobie, która odpowiada za bezpieczeństwo w twojej organizacji. Być może nieuprawniona osoba próbuje przejąć twoje konto

Dodatkowa informacja. Spotykamy się z sytuacjami, menager zapamietanuch haseł, nadpisuje podane ręcznie hasło wcześniej zapamiętanym. Jeśli twoje hasło zostało zmienione i nie możesz się zalogować nowym, spróbuj najpierw zaktualizować lub usunąć hasło do naszej aplikacji z managera haseł.

Czy pracownik może widzieć tylko swoje naprawy/zgłoszenia?

Obsługa aplikacji

Odpowiedź zależy od tego, o co dokładnie pytasz.

Jeśli zależy ci na tym, aby ułatwić życie pracownikom i prezentować dla ich wygody listę napraw lub zgłoszeń przypisanych do nich, to da się to zrobić. Każda z list ma zakładkę lub odpowiedni filtr.

W przypadku napraw rozwiń filtry, zaznacz opcję „Aktualnie zalogowany pracownik” z sekcji „Pracownik” i zastosuj filtr lub nawet zapisz go jako nową, publiczną zakładkę o nazwie „Moje naprawy”. każdy z pracowników zobaczy tę zakładkę i każdy z pracowników pod tą zakładką znajdzie własne naprawy.

W przypadku zgłoszeń użyj zakładki „Przypisane do mnie”.

Jeśli natomiast zależy co na odizolowaniu pracowników od napraw i zgłoszeń innych pracowników, tak aby nigdzie nie były dla nich widoczne i linki do nich nie działały, to nie da się tego zrobić. Fundamentalnym założeniem aplikacji jest ułatwienie przepływu danych w firmie. Wierzymy, że transparentność jaką oferuje nasza aplikacja może zapewnić poprawny przepływ informacji.

Chcę zmienić subskrypcję na tańszą, jak to zrobić?

Płatności

Z uwagi na różne konfiguracje bieżącej subskrypcji, zmiana jej na tańszą realizowana jest za pośrednictwem działu obsługi klienta.

Najlepiej prośby o obniżenie subskrypcji wysyłać w momencie kiedy otrzymasz pro-formę na kolejny okres subskrypcyjny. Subskrypcja zmieniana jest w momencie otrzymania twojej prośby. Utracisz wówczas dostęp do zakresu funkcjonalności, za który już zapłaciłeś.

Zanim wyślesz prośbę o obniżenie subskrypcji powinieneś upewnić się, że obecny stan subskrypcji pasuje do poziomu subskrypcji, na który chcesz przejść. W szczególności przy migracji przeprowadź nastepujące czynności:

  • jeśli przechodzisz na subskrypcję single: usuń nadmiarowe konta logowania (konta pracowników) – na liście pracowników może zostać jedynie twoje konto (mające uprawnienia szefa) oraz konto o nazwie system. Wszystkie pozostałe pozycje muszą zostać usunięte
  • jeśli przechodzisz na subskrypcję single: usuń nadmiarowe serwisy i oddziały Single pozwala na obecność wyłącznie jednego dodatkowego serwisu zewnętrznego lub oddziału. Na liście może zostać główny oddział (oznaczony ikoną domu) oraz jeden wybrany oddział lub serwis zewnętrzny.
  • w każdym przypadku: zaakceptuj najnowszą wersję regulaminu: wejdź na stronę https://serwisant.online/licence_holder_agreements i sprawdź czy regulamin wraz z wymaganymi załącznikami są zaakceptowane

Po ukończeniu powyższych punktów, napisz do nas wiadomość za pomocą formularza kontaktowego. Wiadomość powinna zawierać informacje (możesz skopiować poniższą treść i użyć jej w formularzu kontaktowym):

  • chcę zmienić subskrypcję na …
  • zgadzam się na niezwłoczną zmianę, przed upływem końca obecnej subskrypcji
  • jeśli objętość załączników, które zgromadziłem na koncie przekracza dostępną powierzchnię w nowej subskrypcji akceptuję dodanie wymaganej przestrzeni dyskowej na załączniki
  • chciałbym zachować dostęp do funkcjonalności …………. proszę o dodanie tego jako opcjonalny moduł
  • proszę o wystawienie nowego zamówienia na … miesięcy

Po otrzymaniu prośby anulujemy twoje obecne zamówienie (pro-formę), zmienimy typ subskrypcji, dodamy dodatkowe moduły, o ile będzie to wymagane i utworzymy nowe zamówienie.