FAQ Category: Komunikacja

4 wpisy

W aplikacji widzę kilka miejsc na adresy email oraz numery telefonów. Gdzie są używane?

W naszej aplikacji znajdziesz 3 różne miejsca w których możesz lub. musisz podać numer telefonu oraz adres email.

Pierwszym z takich miejsc są „Dane do fakturowania i umów„. Zakładamy, że podane tutaj informacje dotyczą danych rejestrowych twojej firmy, zaś adres email oraz numer telefonu pozwalają na kontakt z osobą odpowiedzialną za obsługę aplikacji oraz za płatności za aplikację. Na podany w tym miejscu adres email będziemy wysyłali informacje o subskrypcji, zamówieniach, fakturach. Będziemy także wysyłali sporadyczne informacje związane z kluczowymi informacjami na temat aplikacji lub nasz dział obsługi będzie kontaktował się na podany adres email w celu wyjaśnienia problemów. Podany numer telefonu może zostać użyty do kontaktu naszego działu obsługi, w celu np. wyjaśnienia problemów. Podane dane, nazwę praz adres użyjemy do wystawienia faktur a także użyjemy w umowach między nami a tobą, a także w automatycznie generowanych umowach między tobą, a twoimi klientami, np. zgodach RODO.

Innym miejscem są „Dostawcy usług serwisowych„. Automatycznie, w aplikacji zawsze znajduje się głowny oddział twojej firmy. Podane tutaj informacje są tzw informacjami brandingwymi, które przedstawiamy twoim klientom. Dlatego w tym miejscu powinieneś posługiwać się twoją nazwą handlową, adresem w którym przyjmujesz klientów oraz mailem i telefonem przeznaczonym do obsługi klientów. Automatycznie wysyłane powiadomienia email mają dodany w polu REPLY-TO podany tutaj adres, tak więc będziesz dostawał na niego odpowiedzi na wysłane powiadomienia. Podane tutaj dane pojawią się na wydrukach, oraz w panelu klienckim, o ile go uruchomisz.

Jeśli masz więcej oddziałów, to adres email w powiadomieniach oraz ten pokazywany na wydrukach może być inny, i zależy od oddziału w którym przyjęta została naprawa lub zgłoszenie.

INFOMRACJA

Z uwagi na obowiązujące przepisy DSA (Digital Service Act) jeśli oferujesz usługi drogą elektroniczną, a taką jest uruchomienie panelu klienckiego, masz obowiązek pokazywania klientom aktualnych danych kontowych, te zaś w panelu klienckim są zawsze danymi kontaktowymi głównego oddziału, niezależnie od tego, czy masz inne oddziały.

Wreszcie adres email oraz numer telefonu pojawia się na karcie pracownika. Te informacje są prywatne i nie są komunikowane twoim klientom. Także nasza firma nie używa adresów email ani telefonów klientów do kontaktu. Adres email pracownika może być uzyty do otrzymywania spersonalizowanych powiadomień o zdarzeniach w aplikacji, np o przypisaniu zgłoszenia, naprawy. Numer telefonu na chwilę obecną zbierany jest wyłącznie informacyjnie i nie jest używany.

Czy mogę używać własnej nazwy nadawcy SMS?

Tak, w naszej aplikacji możesz zamówić własną nazwę, której użyjemy jako nagłówka nadawcy dla wysyłanych w twoim imieniu wiadomości SMS. Odbiorca zobaczy nazwę, zamiast numeru telefonu.

Zwróć uwagę na to, że w przypadku wysyłki wiadomości SMS z własną nazwą, jej odbiorca nie będzie mógł odpowiedzieć na wiadomość. Stracisz więc możliwość odbioru odpowiedzi na SMS w naszym systemie.

Aby zamówić własną nazwę przejdź do panelu konfiguracyjnego aplikacji, tam odszukaj kafelek „Wiadomości SMS” i w sekcji „Nazwa nadawcy” zamów nagłówek. Wraz z zamówieniem musisz przesłać nam oświadczenie o wyrażeniu zgody na posługiwanie się nazwą handlową, które możesz pobrać używając linku w widocznym na stronie konfiguracji formularzu.

Nazwa nadawcy musi być nazwą powiązaną z nazwą która figuruje w rejestrze CEiDG/KRS lub musi być neutralnym słownikowym słowem, np. SERWIS, WARSZTAT. Sama nazwa może zawierać:

  • małe litery: a-z (bez polskich znaków diakrytycznych np. ą, ę, ź)
  • wielkie litery: A-Z (bez polskich znaków diakrytycznych np. Ą, Ę, Ź)
  • cyfry: 0-9
  • symbole: . & @ – + _ ! %
  • spacja

Jeśli wnioskujesz o nagłówek wskazujący na użycie nazwy własnej, ale nie powiązanej z twoimi danymi rejestrowymi, musisz dosłać nam dodatkowo dokument wiążący nagłówek z twoją firmą. Może być to:

  • umowa partnerska z firmą trzecią, w której występuje punkt o mozliwości posługiwania się nazwą i w której jesteś stroną umowy
  • inny dokument od firmy trzeciej, który zezwala ci na użycie nazwy i na którym znajdują się twoje dane rejestrowe
  • faktura za rejestrację domeny, gdzie w miejscu płatnika faktury znajdują się twoje dane rejestrowe i wyszczególniona jest nazwa domeny

Wrażliwe dane na ww dokumentach takich jak treść umowy, ceny można zamazać.

System ściąga po dwa sms-y z konta przy wysłaniu informacji do jednego klienta.

Jeśli obserwujesz licznik wysłanych wiadomości SMS, możesz zauważyć, że pomniejsza się on jednorazowo, o 2 nawet 3 SMSy

Z systemu wysyłamy powiadomienia o ustalonej treści. Treść ma pewną ilość znaków. Pojedyncza wiadomość SMS mieści 160 znaków (bez polskich liter) lub 70 znaków (jeśli są w treści polskie znaki). Jeśli ilość znaków powiadomienia podzielimy przez 160 lub 70, otrzymamy ilość pojedynczych wiadomości SMS potrzebnych do dostarczenia treści.

Ten mechanizm jest standardowym działaniem technologii na której oparte są SMS, niezależnie od tego, czy wysyłamy je przez naszą aplikacje, czy wysyła się je z własnego telefonu.

Ilość znaków w treści zależy od używanego szablonu wiadomości, oraz od danych jakie są używane.

Można optymalizować ilość wysłanych SMS w ramach pojedynczego powiadomienia:

  • można wyłączyć w konfiguracji https://serwisant.online/sms_configurations wysyłkę z polskimi znakami – zastąpimy wówczas wszystkie polskie znaki ich odpowiednikami bez ogonków, np Ą -> A
  • można edytować treści wysłanych powiadomień zmniejszając ilość znaków w treści

Więcej informacji na stronie: https://blog.serwisant.online/pomoc/powiadomienia-sms-email/

Maile wysyłane z Serwisanta nie docierają do klientów.

W pierwszej kolejności sprawdź na karcie klienta, do którego wiadomości nie docierają czy widoczny jest alert informujący o zablokowaniu doręczania wiadomości email. Jeśli widzisz taki komunikat najprawdopodobniej adres klienta jest niepoprawny, np. jest w nim literówka.

Jeśli nie widzisz komunikatu, zweryfikuj czy nie odznaczyłeś w konfiguracji klienta opcji blokującej wysyłkę wiadomości email.

Dodatkowo: