FAQ Category: Płatności

Miesięczna subskrypcja daje większą elastyczność, natomiast przynosi uciążliwość comiesięcznego realizowania przelewu za zamówienie na kolejny okres.

Aby zautomatyzować proces płatności możesz dodać do systemu kartę płatniczą, z której automatycznie pobierzemy co miesiąc płatność.

Jeśli dodasz kartę, to standardowo, przed końcem subskrypcji otrzymasz mailem zamówienie w postaci faktury proforma z adnotacją o automatycznej płatności. Nie musisz w tym momencie niczego robić. Kolejnego dnia podejmiemy próbę pobrania płatności z karty którą dodałeś. Jeśli się uda, wystawimy fakturę VAT, którą otrzymasz mailem.

Jeśli będziesz chciał zrezygnować z opłacenia kolejnego zamówienia, po prostu usuń z systemu kartę płatniczą.

Jeśli dodałeś do naszego systemu kartę płatniczą będziemy automatycznie pobierali z niej środki w celu opłacenia kolejnego okresu subskrypcji.

Wystawione automatycznie zamówienie na kolejny okres obejmie taki sam okres jaki zamówiłeś ostatnim razem. Jeśli podczas pierwszego zakupu zapłaciłeś za miesięczny okres subskrypcji to na 7 dni przed końcem jej ważności wygenerujemy zamówienie na kolejny miesiąc.

Po wystawieniu zamówienia otrzymasz stosowną informację mailem. Dajemy ci 24 godziny abyś upewnił się, że na karcie, któ®ą dodałeś do systemy są wystarczające środki aby opłacić zamówienie.

Po 24 godzinach od wystawienia zamówienia podejmiemy próbę pobrania kwoty wskazanej na zamówieniu. Jeśli ta próba się nie powiedzie z uwagi na brak środków na koncie wyślemy do ciebie mailem informację o braku środków i za kolejne 24 godziny ponowimy transakcję. Jeśli trzykrotnie nie uda nam się pobrać środków zrezygnujemy – będziesz mógł opłacić zamówienie w inny sposób: przelewem lub online.

Rejestrując konto w naszej aplikacji zawsze na początek otrzymujesz 14-dniową wersję testową aplikacji, która jest bezpłatna. Rejestracja konta nie wiąże się także z żadnymi zobowiązaniami, nie obligujemy cię do żadnych płatności. Bez twojej wyraźnej zgody wyrażonej poprzez zakup jednego z odpłatnych pakietów nie wystawimy żadnej faktury, ani nie będziemy oczekiwali żadnej płatności.

Z uwagi na to, nie ma potrzeby zgłaszania nam chęci rezygnacji z aplikacji. Aplikacja, o ile nie przejdziesz na jeden z odpłatnych pakietów wygaśnie sama: zablokujemy możliwość edycji danych po 14 dniach od rejestracji, po 3 miesiącach usuniemy automatycznie konto. Proces ten będzie wiązał się z automatyczną korespondencją email, którą wyślemy, aby poinformować cię o usunięciu danych.

Jeśli nie chcesz otrzymywać tej korespondencji, możesz natychmiastowo zrezygnować z aplikacji, wybierając z menu płatności opcję „Rezygnacja z usługi”.

Z uwagi na różne konfiguracje bieżącej subskrypcji, zmiana jej na tańszą realizowana jest za pośrednictwem działu obsługi klienta.

Najlepiej prośby o obniżenie subskrypcji wysyłać w momencie kiedy otrzymasz pro-formę na kolejny okres subskrypcyjny. Subskrypcja zmieniana jest w momencie otrzymania twojej prośby. Utracisz wówczas dostęp do zakresu funkcjonalności, za który już zapłaciłeś.

Zanim wyślesz prośbę o obniżenie subskrypcji powinieneś upewnić się, że obecny stan subskrypcji pasuje do poziomu subskrypcji, na który chcesz przejść. W szczególności przy migracji przeprowadź nastepujące czynności:

• jeśli przechodzisz na subskrypcję single: usuń nadmiarowe konta logowania (konta pracowników) – na liście pracowników może zostać jedynie twoje konto (mające uprawnienia szefa) oraz konto o nazwie system. Wszystkie pozostałe pozycje muszą zostać usunięte
• jeśli przechodzisz na subskrypcję single: usuń nadmiarowe serwisy i oddziały Single pozwala na obecność wyłącznie jednego dodatkowego serwisu zewnętrznego lub oddziału. Na liście może zostać główny oddział (oznaczony ikoną domu) oraz jeden wybrany oddział lub serwis zewnętrzny.
• w każdym przypadku: zaakceptuj najnowszą wersję regulaminu: wejdź na stronę https://serwisant.online/licence_holder_agreements i sprawdź czy regulamin wraz z wymaganymi załącznikami są zaakceptowane

Po ukończeniu powyższych punktów, napisz do nas wiadomość za pomocą formularza kontaktowego. Wiadomość powinna zawierać informacje (możesz skopiować poniższą treść i użyć jej w formularzu kontaktowym):

• chcę zmienić subskrypcję na …
• zgadzam się na niezwłoczną zmianę, przed upływem końca obecnej subskrypcji
• jeśli objętość załączników, które zgromadziłem na koncie przekracza dostępną powierzchnię w nowej subskrypcji akceptuję dodanie wymaganej przestrzeni dyskowej na załączniki
• chciałbym zachować dostęp do funkcjonalności …………. proszę o dodanie tego jako opcjonalny moduł
• proszę o wystawienie nowego zamówienia na … miesięcy

Po otrzymaniu prośby anulujemy twoje obecne zamówienie (pro-formę), zmienimy typ subskrypcji, dodamy dodatkowe moduły, o ile będzie to wymagane i utworzymy nowe zamówienie.

Czasem zdarza się tak, iż firmy zmieniają sposób prowadzenia działalności, łączą się z innymi, lub przekazują komuś innemu prowadzenie działalności. Możesz w takim przypadku chcieć scedować aplikację na nowego właściciela.

Zanim dokonasz cesji powinieneś rozłączyć wszystkie integracje z zewnętrznymi systemami, o ile nie bedą one także przedmiotem cesji.

• wyłącz integrację z systemem księgowym i/oraz z drukarką fiskalną w konfiguracji. Dodatkowo konieczne odwołaj dostęp API w systemie księgowym poprzez resety tokenów autoryzacyjnych lub usunięcie tokenu,
• jeśli korzystasz ze starej integracji z SMS zresetuj hasła panelu zarządzania usługa SMS lub zmigruj na nowy system wysyłki SMS poprzez doładowanie konta minimalną kwotą,
• zresetuj hasło do serwisu Furgonetka jeśli używasz integracji z kurierami
• jeśli masz aktywną integrację z TPAY napisz do nas, abyśmy ja dezaktywowali

Następne co musisz zrobić, to przekazać nowemu właścicielowi login i hasło do konta z uprawnieniami „szef” w aplikacji.

Kolejne kroki, które musi zrealizować nowy właściciel po pierwszym zalogowaniu:

1) należy zmienić dane do fakturowania, podając nowy NIP, nową nazwę firmy, adres: https://serwisant.online/licence_holders/edit

2) po zmianie danych pojawi się monit o akceptację regulaminu usługi, należy go zaakceptować

3) jeśli subskrypcja się kończy należy złożyć samodzielnie nowe zamówienie. Na wystawionym dokumencie pro-forma należy sprawdzić, czy wystawiono go na poprawne dane

4) należy zaktualizować dane brandingowe firmy (widoczne dla klientów) https://serwisant.online/service_suppliers/edit

5) należy przejrzeć treść zgód i regulaminów, pod kątem poprawności z własnymi standardami a także merytorycznie, czy nie zawiera np. danych poprzedniego właściciela: https://serwisant.online/customer_agreements

Serwisant Online jest aplikacją sprzedawaną w modelu subskrypcyjnym. Oznacza to, że nie wiążemy Państwa umową terminową. Z uwagi na to nie ma potrzeby przesyłania do nas oświadczeń o rezygnacji, wypowiedzeń, etc. Aby zrezygnować wystarczy nie opłacić wystawionej faktury ProForma (która nie jest dokumentem księgowym w postaci zobowiązania do zapłaty).

Zwróć uwagę na to, że jeśli dodałeś do systemu jakieś karty płatnicze one nadal mogą być użyte do spłacenia zamówienia. W takim przypadku koniecznie usuń z systemu wszystkie karty płatnicze, abyśmy nie pobrali z nich należności.

Jeśli jesteś na subskrypcji testowej obowiązują te same zasady, nie ma żadnych zobowiązań, jeśli nie zdecydujesz się na zakup płatnej subskrypcji nic nie musisz robić, konto wygaśnie automatycznie.

W ww. przypadkach otrzymasz od nas serię powiadomień mailowych, najpierw związanych z przypomnieniem o kończącej się subskrypcji, później z informacją o usunięciu konta. Aby uniknąć otrzymywania ww. powiadomień możesz samodzielnie usunąć konto. W menu płatności (górna belka -> ikona $) znajdziesz opcję umożliwiającą natychmiastową rezygnację z usługi.

Co do zasady Państwo samodzielnie powinni aktualizować dane do fakturowania zgodnie z tym co jest w rejestrach, w szczególności aktualizować je po zmianie np. adresu siedziby.

Aby zaktualizować dane proszę kliknąć w menu płatności, oznaczone w górnej belce symbolem $ i wybrać opcję: Dane do faktur i umów. Na formularzu, który pokaże się po wybraniu opcji, proszę określić prawidłowe dane firmy, w tym adres do fakturowania. Można także kliknąć tutaj.

Uwaga! Formularz zawiera dane rejestrowe firmy – te dane są przeznaczone dla nas – adres widoczny w komunikacji dla klientów jest czymś innym, edytuje się go poprzez menu ustawień.

Jeśli na nieaktualne dane została wystawiona faktura pro-forma: proszę po aktualizacji danych otworzyć menu płatności, tam kliknąć opcję listy faktur, wybrać zakładkę niezapłaconych faktur i kliknąć „Anuluj” obok nieprawidłowej faktury. Po anulowaniu proszę ponownie przejść przez narzędzie do zamawiania subskrypcji aby otrzymać nową proformę.

Jeśli na nieaktualne dane została wystawiona faktura VAT: standardową metodą aktualizacji danych jest w takiej sytuacji nota korygująca. Po aktualizacji danych, proszę wysłać nam notę korygującą zgodnie z wytycznymi działu księgowego mailem, jako skan, lub pocztą tradycyjną.