Zgodnie z regulaminem świadczenia usługi Serwisant Online, cały czas pozostajesz administratorem danych osobowych, które zgromadziłeś w aplikacji. Aby zapewnić ci swobodny dostęp do danych, masz wiele możliwości aby je pobrać i przetwarzać także lokalnie.
W aplikacji znajdziesz trzy różne narzędzia, które umożliwiają dostęp do danych. każde z nich ma inne przeznaczenie.
Eksport XML
W panelu konfiguracyjnym aplikacji znajdziesz opcję prowadząca do narzędzia „Eksport i import danych”. Narzędzie to operuje na pliku wymiany danych w formacie XML, który jest akceptowany przez osobne narzędzie do importu danych. Za pomocą opcji eksportu możesz zabezpieczyć lokalnie dane w celu uzyskania kopii zapasowej, lub w celu zaimportowania jej w innej aplikacji, w tym także, np. w nowej subskrypcji Serwisant Online.
Musisz być świadomy, że to narzędzie eksportuje bardzo podstawowy zestaw danych i nie możesz oczekiwać, że za jego pomocą przeniesiesz wszystkie dane z jednej aplikacji do innej. Wiele danych nie zostanie w ogóle przeniesionych, w związku z tym nie zgłaszaj nam tego jako błąd lub problem.
Eksportowane dane to:
- słowniki, przedmiotów naprawy, podzespołów, grup klientów
- pola własne formularzy naprawy i klienta
- pracownicy
- klienci wraz z adresami i danymi wprowadzonymi w dodatkowe pola (pola własne formularza)
- naprawy z czynnościami naprawczymi i danymi wprowadzonymi w dodatkowe pola (pola własne formularza) – bez żadnych dodatkowych danych
- podzespoły z magazynu (karty) wraz z dostawami
Niektóre z ograniczeń:
- Pola własne formularzy po imporcie, zostaną zawsze ustawione jako niewymagane, jeśli potrzebują korekty, wprowadź ją samodzielnie.
- Dla klientów, którzy nie mieli numeru telefonu możemy ustawić specjalny numer „22 000 00 00”
- Eksport spowoduje zapisanie w logu zmian danych osobowych klienta informacji o tym, że klient znalazł się w pliku eksportu.
- Nie przeniesiemy żadnych załaczników dodanych do klientów, napraw, etc.
- Naprawy przenoszone są bez diagnozy, podsumowania, ofert, powiązań z magazynem, dodatkowych przedmiotów naprawy, etc.
- Przeniesiemy jedynie niezerowe dostawy, czyli te, które wykazują jakiś dodatni stan – dostawy wykorzystane do zera nie zostaną przeniesione.
Aby rozpocząć eksport danych użyj narzędzia, które znajdziesz w panelu konfiguracyjnym. Zwróć uwagę, iż eksport zostanie przygotowany do 24h od momentu zamówienia. Link do eksportu otrzymasz mailem. Aby pobrać plik będziesz musiał zalogować się w aplikacji. Link do pobrania pliku jest jednorazowy – zapisz od razu plik na dysku, gdyż później nie będzie już do niego dostępu.
Przeniesienie danych do innej subskrypcji
Za pomocą narzędzia możesz przenieść dane do nowej subskrypcji. Najpierw w starej subskrypcji, w której masz poprzednie dane wyeksportuj je do pliku XML. Następnie w nowej subskrypcji zleć import tych danych. Zwróć uwagę na to, że cały proces będzie trwał około 48h, dane, które przeniesiesz będą podlegały opisywanym wyżej ograniczeniom.
Przeniesienie danych może utworzyć duplikaty klientów, pracowników oraz wpisów w słownikach.
Import może wygenerować duplikaty pracowników, klientów, słowików. Operację przeniesienia najlepiej przeprowadzić zaraz na samym początku, przed dodaniem jakichkolwiek danych w nowej subskrypcji.
Eksport CSV/XLS
Ten typ eksportu pomaga w przygotowaniu własnych raportów. Pliki, które wygenerujesz mogą być otwarte w arkuszu kalkulacyjnym, np Excel, i tam poddawane obróbce – filtrowane, etc. Dzięki temu możesz łatwo przygotować zestawienia.
Pliki eksportu dostępne są dla:
- napraw
- zgłoszeń
- magazynu
- klientów
Aby pobrać plik eksportu CSV/XLS przejdź na stronę listy, np. napraw, po prawej stronie, nad listą odszukaj menu z ikoną ⚙️ rozwiń je, i wybierz odpowiednią opcje eksportu.
API
API to interfejs maszynowy, pozwalający na dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Dzięki niemu możesz samodzielnie zbudować narzędzie, które pobierze dane, przetworzy je i zaprezentuje w potrzebny ci sposób.
API jest źrodłem danych wymagającym kompetencji programistycznych. Jest to trudno dostępne, aczkolwiek bardzo zaawansowane i rozbudowane źródło danych
Dodatkowe informacje na temat API można znaleść na dedykowanych stronach w repozytorium GitHub.