Zadania cykliczne, zaplanuj powtarzalne czynności.

Nasz CRM dla serwisów naprawczych pozwala na planowanie powtarzalnych zadań cyklicznych w dłuższej perspektywie czasowej. Do planowania służy funkcjonalność zadań cyklicznych.

Do czego może przydać się planowanie zadań? Dość powszechnym zastosowaniem są przeglądy okresowe, np. kas fiskalnych lub inne przeglądy okresowe. To naturalnie nie jedyne zastosowanie. Z uwagi na uniwersalny charakter tej funkcjonalności możesz ją stosować wg. własnych potrzeb.

Planowanie zadania

Aby zaplanować zadanie dla wybranego klienta, przejdź na jego kartę, użyj menu akcji i wybierz opcję „Dodaj zadanie cykliczne”. Na otwartym formularzu masz szereg opcji:

  • Nazwa zadania to krótki opis, jakiego typu zadanie planujesz
  • Priorytet – jako, że zadania są blisko powiązane ze zgłoszeniami, możesz określić priorytet zadania – listę priorytetów możesz samodzielnie modyfikować w ustawieniach aplikacji – lista priorytetów jest współdzielona pomiędzy zgłoszenia i zadania cykliczne
  • pola opisowe są opcjonalne, pozwalają ci na dodanie dłuższej notatki
  • Lista wyboru okresu określa jak często zadanie ma być powtarzane – możesz wybrać powtarzanie: co dzień, co tydzień w określony dzień tygodnia, co miesiąc lub co rok w określony dzień
  • pole częstotliwość pozwala określić interwał powtórzeń, dzięki kombinacji okresu i częstotliwości możesz uzyskać zadania powtarzalne np. co 6 miesięcy, co 14 dni, etc.
  • wymagamy od ciebie także określenia ilości powtórzeń wystąpienia danego zadania, oraz
  • daty pierwszego wystąpienia

PODPOWIEDŹ
Po wyborze parametrów okresu, częstotliwości i powtórek pod polami wyboru pojawi się lista dat w których zadanie wystąpi. Możesz użyć tej listy do weryfikacji poprawności ustawień.

Przykładowe konfiguracje zadania:

  • codziennie przez 7 najbliższych dni: okres: dzień, częstotliwość: 1, powtórki: 7
  • w każdy poniedziałek przez 1 miesiąc: okres: tydzień, częstotliwość: 1, powtórki 4
  • co rok przez 5 kolejnych lat: okres: rok, częstotliwość: 1, powtórki 5

Zaplanowane zadanie pojawia się w na karcie klienta w zakładce „Zadania cykliczne”. Wszystkie zaplanowane zadania widoczne są w zakładce „Zadania cykliczne” w module klientów. Kalendarz umożliwia nawigację po kolejnych miesiącach, klikając w konkretną datę uzyskujesz podgląd całego dna z dokładnością godzinową.

Szablony zadań

Jeśli w Twojej firmie realizujesz identyczne zaplanowane zadania dla wielu klientów, np. wspomniane przeglądy kas fiskalnych, aby uniknąć każdorazowego wpisywania parametrów zadania możesz utworzyć szablon zadania.

W tym celu rozwiń menu konfiguracyjne i wybierz opcję „Szablony zadań cyklicznych”. Klikając „Dodaj nowy szablon” ujrzysz formularz podobny do tego, którym dodajesz zadanie dla klienta. Jedyną różnicą jest brak możliwości wyboru daty rozpoczęcia. Tę określisz w momencie zastosowania szablonu na wybranym kliencie.

Tworząc teraz zadanie cykliczne dla klienta, w górnej części formularza zobaczysz wcześniej dodane szablony. Kliknij etykietę wybranego szablonu – formularz automatycznie uzupełni się danymi. Pozostaje jedynie wybór daty pierwszego wystąpienia zadania.

Realizacja zadania

Ważną informacją tutaj jest fakt, że zaplanowane zadanie stanowi wyłącznie informację o czymś, co w odpowiednim momencie powinieneś wykonać. Samo wykonanie powinno polegać na utworzeniu na podstawie zadania cyklicznego nowego zgłoszenia.

Aby przekształcić zadanie w zgłoszenie kliknij na widoku kalendarza okienko z datą, po rozwinięciu daty pokaże się lista zaplanowanych zadań. Kliknij w przycisk „Zgłoszenie” aby przejść do formularza nowego zgłoszenia, który będzie wypełniony już odpowiednimi informacjami. Po stosownej modyfikacji, np. przypisaniu pracownika, skorygowaniu czasu zatwierdź formularz aby utworzyć zgłoszenie.

Dlaczego właściwie muszę tworzyć zgłoszenia? Zaplanowane zadanie jest poglądową informacją, którą planujesz z dużym wyprzedzeniem. Faktyczna realizacja zadania może różnić się nieznacznie od planów, np. z uwagi na niedostępność klienta w danym dniu opóźnić się o jakiś czas, lub być zrealizowana przy udziale nowego pracownika, który nie był zatrudniony w momencie planowania. Model konwersji zadań na zgłoszenia daje ci pełną elastyczność.

Sugerowana procedura postępowania

  • regularnie, z odpowiednim wyprzedzeniem sprawdzasz kalendarz, np. w poniedziałek, z zadaniami na kolejny tydzień, od kolejnego poniedziałku do piątku
  • zgodnie z zaplanowanymi zadaniami ustalasz z klientami możliwy termin realizacji, telefonicznie, mailowo
  • po uzyskaniu terminu realizacji zamieniasz zadanie na zgłoszenie podając ustalony czas i przypisując pracownika
  • pracownik wg. standardowych procedur realizuje przypisane do niego zgłoszenia.