Aplikacja daje możliwość automatycznego wysyłania powiadomień email oraz SMS.
Powiadomienia SMS wysyłane są klientów, dla których podano poprawny, polski numer telefonu. Podczas podawania numeru w karcie klienta weryfikujemy jego poprawność na podstawie prefiksu. Kontrolka pozwalająca na podanie numeru telefonu, w przypadku podania numeru na który możemy wysłać SMS sygnalizuje to odpowiednią ikoną.
Jeśli na karcie klienta podano poprawny adres email, powiadomienia bedą wysyłane także tym kanałem komunikacyjnym.
Monitorujemy niepoprawne adresy email. Jeśli podany email jest niepoprawny po pierwszej próbie wysyłki która zostanie zwrócona z błędem zablokujemy adres email i nie będziemy więcej wysyłali do niego korespondencji email. Zostaniesz o tym poinformowany specjalnym komunikatem na karcie naprawy, klienta.
Jeśli dla klienta określone zostały obie informacje, powiadomienia wysyłane są oboma kanałami.
Dodatkowo, aby móc otrzymywać powiadomienia klient musi zaakceptować zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz mieć zaznaczoną opcję konfiguracyjną, pozwalającą na wysłanie email, SMS (karta klienta, sekcja preferencje w edycji klienta)
POWIADOMIENIA
Powiadomienia wysyłane są w pewnych stałych, niezmiennych sytuacjach. Aplikacja powala w niektórych przypadkach na wstrzymanie dla danej sytuacji wysyłki powiadomienia, przy czym nie dzieje się to w odwrotną stronę: nie ma możliwości wymuszenia wysyłki powiadomienia w miejscu, które tego nie odsługuje.
Jeśli potrzebujesz wysłać do klienta indywidualne powiadomienie możesz skorzystać z modułu komunikacji.
Powiadomienia wysyłane są w momencie:
- przyjęcia naprawy*
- zmiany stanu naprawy z „oczekuje na wysyłkę” na późniejszy, co oznacza, iż naprawa została doręczona do serwisu
- potrzeby akceptacji kosztów naprawy lub ofert przygotowanych dla naprawy
- potrzebie oczekiwania na części*
- możliwości odbioru naprawy lub rychłej wysyłce naprawy kurierem
- zamknięcia naprawy*
- przyjęcia zgłoszenia
- zakończenia zgłoszenia
- pojawienia się nowej płatności online do zapłaty
- pojawienia się nowej przesyłki kurierskiej**
*wiadomości SMS w domyślnej konfiguracji nie są wysyłane – wysyłane są wyłącznie maile, aby wysyłać wiadomości SMS dla zdarzeń oznaczonych gwiazdką należy włączyć je w konfiguracji, w menu komunikacji.
**tylko email, nie jest wysyłany SMS
KOMUNIKACJA DWUSTRONNA SMS
UWAGA
Funkcjonalność ta nie jest dostępna dla klientów którzy zamówili personalizowany nagłówek nadawcy wiadomości SMS, lub korzystają z wycofanej indywidualnej integracji z bramką SMS.
Odbiorca wiadomości SMS ma możliwość odpowiedzieć na każdą otrzymaną wiadomość, włącznie na tę która miała postać powiadomienia. Odpowiedzi na SMS są rejestrowane z module komunikacji w postaci wątku konwersacyjnego. Nowy SMS od klienta generuje także powiadomienia:
- w dashboardzie alertów
- powiadomienie push w przeglądarce, o ile zostało aktywowane
- ikona nieprzeczytanych wiadomości
Możesz w wątku konwersacyjnym odpowiedzieć na wiadomość klienta i poprowadzić dalsza wymianę wiadomości.
PODPOWIEDŹ
W pewnych sytuacjach, np. otrzymania powiadomienia o potrzebie akceptacji kosztów, klient poprzez odpowiedź na powiadomienie może te koszty zaakceptować (odpowiedź: tak) lub odrzucić (odpowiedź: nie). Odpowiedź automatycznie zmieni stan naprawy.
UWAGA
Jeśli korespondujesz z klientem równocześnie w 2 wątkach, np. wysłałeś powiadomienia dotyczące naprawy a także indywidualną wiadomość, dowolna odpowiedź zostanie przypisana do najnowszego wątku, niekoniecznie tego, do którego wysłano odpowiedź. Zalecamy zatem korespondencje w jednym wątku.
KOMUNIKACJA DWUSTRONNA EMAIL
W podobny sposób mogą działać wiadomości email. Możesz skonfigurować aplikację tak, aby odpowiedzi mailowe na powiadomienia trafiały zamiast na twoja skrzynkę pocztową, do skrzynki odbiorczej w aplikacji. Dzięki temu zachowasz ciągłość korespondencji w jednym miejscu. Odpowiednia opcja znajduje się w ustawieniach globalnych aplikacji.
PŁATNOŚĆ
Wysyłka wiadomości email nie jest dodatkowo płatna – nie ma także limitów związanych z ilością wysłanych wiadomości lub otrzymanych odpowiedzi.
Odpłatna jest wysyłka SMS. Aby móc wysyłać wiadomości SMS powinieneś zacząć od doładowania konta pre-paid. Odpowiednia ikona znajduje się w menu transakcyjnym serwisu (ikona $). Konto można doładować dowolną kwotą pomiędzy 10 a 1000 zł. Po wybraniu kwoty doładowania zostaniesz przekierowany do płatności elektronicznej. Jest to jedyny sposób doładowania konta. Po zakończeniu procesu płatności wystawimy fakturę VAT, zaś konto jest natychmiastowo doładowane wybraną kwotą. Całość dodanych środków zostanie przeznaczona wyłącznie na wysyłkę SMS.
Wiadomości rozliczane są w momencie wysłania, zgodnie z cennikiem. Koszt cennikowy dotyczy pojedynczego SMSa – cała wiadomość może składać się z więcej niż jednego SMS. Decyduje o tym ilość znaków we wiadomości. Reguły związane z przeliczaniem ilości znaków na ilość smsów wyglądają następująco:
| Bez polskich znaków | Z polskimi znakami |
|---|---|
| 1-160 znaków = 1 zbilingowany SMS | 1-70 znaków = 1 zbilingowany SMS |
| 161-306 znaków = 2 zbilingowane SMSy | 71-134 znaków = 2 zbilingowane SMSy |
| 307-459 znaków = 3 zbilingowane SMSy | 135-201 znaków = 3 zbilingowane SMSy |
| 460-612 znaków = 4 zbilingowane SMSy | 202-268 znaków = 4 zbilingowane SMSy |
| 613-765 znaków = 5 zbilingowanych SMSów | 269-335 znaków = 5 zbilingowanych SMSów |
| 766-918 znaków = 6 zbilingowanych SMSów | 336-402 znaków = 6 zbilingowanych SMSów |
| 919-1071 znaków = 7 zbilingowanych SMSów | 403-469 znaków = 7 zbilingowanych SMSów |
| 1072-1224 znaków = 8 zbilingowanych SMSów | 470-536 znaków = 8 zbilingowanych SMSów |
| 1225-1377 znaków = 9 zbilingowanych SMSów | 537-603 znaków = 9 zbilingowanych SMSów |
Domyślnie wiadomości wysyłane są z polskimi znakami, co ma wpływ na czytelność wiadomości ale również ich koszt – jeśli nie zależy ci na czytelności możesz wyłączyć polskie znaki, dzięki czemu pojedyncza wiadomość zmieści więcej znaków, a tym samym zmniejszy się koszt wysyłki wiadomości o dłuższej treści. Odpowiednią opcję znajdziesz w konfiguracji.
Dokładne informacje o kosztach wysłanych wiadomości dostępne są w raporcie Wysłane wiadomości SMS.
KONFIGURACJA TREŚCI
Wszystkie elementy związane z konfiguracją wysyłki powiadomień SMS znajdują się w opcjach konfiguracyjnych. Skonfigurować możesz:
- treść wiadomości – domyślnie proponujemy uniwersalne treści, możesz je dowolnie zmienić – treści są szablonami EJS – więcej o edycji szablonów EJS w osobnym artykule pomocy
- wysyłka wiadomości bez polskich znaków
- regułę wysłania wiadomości: do dyspozycji są 3 opcje:
- zawsze
- nigdy
- w zależności od obecności zgody – ta opcja wyśle wiadomość tylko wtedy jeśli klient zaakceptował wskazaną zgodę RODO
- stopkę automatycznie doklejaną do każdej wiadomości, np. twoją nazwę. firmy
PODPOWIEDŹ
Do wysyłanych wiadomości SMS, inaczej niż w mailach nie dodajemy automatycznie twojego brandingu. Jeśli chcesz go dodać, zaktualizuj opcję stopki SMS.
RODO
Pamiętaj, że możesz wysyłać wiadomości wyłącznie na podstawie udzielonej zgody. Jeśli wiadomość jest wyłącznie powiadomieniem, wystarczającą zgodą jest zlecenie ci naprawy – wiadomość wysyłana jest w celu realizacji usługi. Wiadomości takie nie mogą natomiast zawierać treści handlowych i marketingowych. Tak samo jak takich treści nie mogą zawierać wiadomości wysyłane do klienta indywidualnie.
Jeśli powiadomienie zawiera treść marketingową:
- utwórz zgodę RODO pozwalającą na otrzymywanie widomości marketingowych – zgoda musi być dobrowolna
- podczas dodawania klienta zaproponuj mu zaakceptowanie zgody
- dla wiadomości która zawiera treść marketingową ustaw regułę wysyłki zależną od udzielonej zgody, wskaż zgodę marketingową.