Zanim rozpoczniesz korzystać z aplikacji Serwisant Online w Twoim serwisie powinieneś poświęcić chwilę na skonfigurowanie jej.
PODPOWIEDŹ
Po pierwszym zalogowaniu w aplikacji pojawi się samouczek, nie zamykaj go, przejdź przez wszystkie kroki – to pozwoli ci zapoznać się z aplikacją i skonfigurować ją.
Informacje o firmie
Konfigurację powinieneś zacząć od uzupełnienia danych o własnej firmie. Będą one widoczne dla klientów w różnych miejscach aplikacji, na przykład w mailach, na wydrukach, na stronie umożliwiającej sprawdzenie stanu naprawy. Podczas procesu rejestracji nie zbieramy tych danych, zatem konieczne jest ich podanie.
Zwróć uwagę, na to, że rozróżniamy w aplikacji dane rejestrowe, czyli te, na które wystawiamy faktury, umowy, od danych handlowych, czyli tych, które komunikujemy do klientów. Ten opis dotyczy danych handlowych.
Na etapie uzupełniania danych możesz także przesłać własne logo. Będziemy go używali razem z innymi danymi, które podasz.
Regulaminy
Kluczowym elementem funkcjonowania serwisu są regulaminy i zgody. Niektóre z nich, np. zgody RODO są wymagane prawem. Powinieneś zatem poświęcić chwilę na ich uzupełnienie lub skorygowanie.
Klauzulę informacyjną, związaną z przetwarzaniem danych osobowych instalujemy domyślnie, wraz z aplikacją. Wynika to z przepisów: każdy klient powinien wyrazić zgodę na przetwarzanie danych. Zweryfikuj zaproponowaną przez nas treść i oceń, czy spełnia standardy panujące w twojej firmie. Możesz skorygować, lub całkowicie zmienić treść zgód RODO.
Innym, co prawda niewymaganym, aczkolwiek ważnym z punktu widzenia relacji z twoimi klientami elementem jest regulamin serwisu. Warto go opracować zgodnie z własnymi potrzebami i umieścić w aplikacji.
Jeśli chcesz prowadzić działalność w internecie, ważne jest także opublikowanie polityki zwrotów i reklamacji.
Słowniki
Następnym elementem, na który będziesz chciał zwrócić uwagę, to słowniki. Słowniki są wpisami, które pojawiają się w równych miejscach aplikacji, jako listy wyboru. Mogę być to kategorie przedmiotów które naprawiasz, grypy do których będziesz przypisywał klientów.
W niektórych przypadkach, zaraz po rejestracji, aplikacja będzie miała zainstalowane domyślne słowniki. Jeśli nie odpowiadają twoim potrzebom możesz je usunąć i wprowadzić własne. Jeśli nie znajdziesz słowników, oznacza to, że nie potrafiliśmy zidentyfikować typu twojej działalności. W takim przypadku możesz samodzielnie je uzupełnić.
Pozostała konfiguracja
Aplikacja Serwisant Online oferuje serwisom wiele możliwości, które pozwalają na dopasowanie aplikacji do własnych potrzeb.
Kluczowe elementy, które możesz konfigurować w ramach aplikacji to
- konta pracowników: w subskrypcji standard lub wyżej możesz dla każdego twojego pracownika założyć dedykowane konto, dzięki temu wszystkie operacje będą opisywane pracownikiem, który je przeprowadził
- oddziały firmy: jeśli masz więcej oddziałów, możesz dodać je w aplikacji
- szablony umożliwiają zapisywanie często powtarzalnych elementów, dzięki nim możesz jednym kliknięciem wprowadzić czynność naprawczą, etc.
- wydruki: masz tu pełną dowolność, możesz modyfikować treść, rozmiar
- etykiety dla drukarek: jeśli posługujesz się drukarką etykiet możesz samodzielnie skonfigurować jej zawartość
- wiadomości email, wiadomości SMS: podobnie jak wydruki, możesz samodzielnie konfigurować treść i wygląd
- formularze: niektóre z formularzy umożliwiają obsługę własnych pól, możesz dodawać własne pola do formularzy klienta, naprawy, zgłoszenia tak, aby zapisywać w potrzebne dla twojej firmy informacje
- integracje z systemami księgowymi: za pomocą wygodnego kreatora możesz skonfigurować integrację z IFirma, WFirma lub Infakt.