Jak działa magazyn?

Wstęp

Opis funkcjonalności magazynu warto rozpocząć od opisania jakie role pełni i do czego jest przydatny.

  • magazyn pomaga na śledzenie stanów dostępności podzespołów, części, elementów
  • magazyn umożliwia rejestrowanie rozchodu części na potrzeby napraw
  • dzięki możliwości łączenia pozycji z magazynu z naprawą można szacować koszty naprawy oraz drukować karty gwarancyjne na podzespoły użyte w naprawie

Funkcjonalność magazynu wspiera podział na oddziały – w ramach pojedynczej subskrypcji można zdefiniować więcej niż jeden magazyn, a następnie powiązać oddział z magazynem.

Opis funkcjonalności

Podstawowym pojęciem w odniesieniu do magazynu jest pozycja magazynowa – jest to definicja towaru, jego cechy. Dla pozycji magazynowej możemy dodać dostawy, czyli wprowadzić informację o ilości, która znajduje się fizycznie w magazynie. Można także dodawać zamówienia.

Dostawy wprowadzamy podając ilość, cenę zakupu, etc. Dostawy można dodawać tworząc nową pozycję magazynową (jeśli tworzymy początkową bazę stanów) a także dla istniejącej już pozycji magazynowej poprzez odpowiednią opcję. Każda dostawa może mieć inną cenę zakupu. To ważne, ponieważ sprzedając podzespół będziesz mógł określić, z której dostawy sprzedajesz.

Dostawa domyślnie wchodzi do magazynu, który został wskazany jako magazyn oddziału do którego należy osoba przyjmująca dostawę. Podczas przyjmowania dostawy można zmienić magazyn na dowolny inny.

Zamówienia na towar tworzymy podobnie jak dostawy, możemy zamówić towar, który jeszcze nie istnieje w magazynie, lub zamówić nową partię istniejącej już pozycji magazynowej. Zamówienie jest informacją, która przenosi stany. W momencie dodania zamówienia przyjmuje ono stan 'czeka na zamówienie’. Zgłoszone zamówienie zmienia stan na 'zamówione’ – dzięki temu w osobnej zakładce magazynu można śledzić towary, których dostawy się spodziewamy. W momencie nadejścia dostawy, zmieniamy status na 'w magazynie’ – to wprowadza towar do magazynu jako dostawę – podajemy ostateczną cenę zakupu i datę zakupu. Jeśli zamówienie było zbiorcze, zawierało eg. 5 sztuk tego samego towaru, można ten towar wprowadzić jako jedną dostawę lub 5 osobnych dostaw

PODPOWIEDŹ
Opcja wprowadzania zamówienia jako pojedynczych dostaw przydatna jest do tego, aby każdy z elementów dostawy opisać własnym numerem seryjnym (na przykład 5 dysków

Dla dostawy istnieje pojęcie rezerwacji – gdy używamy danego podzespołu z zleceniu serwisowym, dopóty nie zostanie ono zamknięte pozycja magazynowa jest nadal na stanie – nie fizycznie oczywiście, ale nadal jej nie sprzedaliśmy. Stad dodanie podzespołu do otwartego zlecenia rezerwuje ilość.

W momencie, kiedy zlecenie jest przekazywane do odbioru powiązane pozycje magazynowe są sprzedawane (ustawiana jest data sprzedaży, po to, aby obliczyć gwarancje) – oznacza to, że rezerwacje zamieniają się na zmniejszenie stanów magazynowych. Jeśli zlecenie jest anulowane, dołączone podzespoły wracają do magazynu – zwalniają się rezerwacje lub jeśli były sprzedane – zwiększają się stany.

Na karcie magazynu mamy kilka zakładek, wszystkie pozycje jakie dodano lub zamówiono, niezależnie od ilości,

  • ’w magazynie’: pozycje które mają niezerowe stany,
  • ’rezerwacje’ – pozycje, które zostały użyte w naprawach, ale jeszcze nie wyszły z magazynu.

Śledzone są także stany magazynowe. Dla każdej pozycji magazynowej można poprzez edycję karty pozycji magazynowej ustalić minimalny wymagany stan w magazynie. Jeśli stan będzie zbliżał się do granicy pozycje oznaczone zostaną na pomarańczowo, pojawią sie także w zakładce 'Kończące się’. Jeśli pozycja osiągnie minimalny stan lub niżej, oznaczona zostanie na czerwono i pojawi sie w zakładce 'poniżej stanu’.

Dwie pozostałe zakładki służą do śledzenia pozycji które należy zamówić, lub zostały zamówione.

Pozycje z magazynu można łączyć ze zleceniami na dwa sposoby. Można po prostu sprzedać istniejącą pozycję, poprzez opcję 'dołącz podzespół z magazynu’, w menu akcji zlecenia, na kacie zlecenia. Kliknięcie otwiera popup, gdzie wybieramy nazwę pozycji magazynowej – klik w dalej daje nam podgląd na wszystkie niezerowe dostawy, pozwalając wybrać odpowiednią (pod katem ceny, daty zakupu) – następnie określamy ilość, cenę sprzedaży i długość gwarancji. Cena sprzedaży podpowiadana jest na podstawie ceny zakupu danej dostawy powiększoną o ustalaną na karcie pozycji magazynowej marżę. Można oczywiście dowolnie ją zmienić. Podobnie jest z gwarancją.

Po zakupie podzespołu pojawia się on na karcie zlecenia, samo zlecenie pojawia się także na karcie danego podzespołu, jako lista zleceń, w których go sprzedawaliśmy.

Drugim sposobem łączenia pozycji magazynowej ze zleceniem serwisowym jest zamówienie. Wybierając opcję 'zamów podzespół’ otwiera się karta pozwalająca określić nam dane pozycji magazynowej, a także wprowadzić dane zamówienia. Takie zamówienie łączone jest ze zleceniem serwisowym. W momencie, kiedy wprowadzamy je do magazynu, po wprowadzeniu jesteśmy przekierowywani od razu do formularza 'sprzedaży’ nowej pozycji dla połączonego zamówienia.

Zlecenie serwisowe steruje także stanami zamówień. Jeśli dodano zamówienie na podzespół dla zlecenia, które nie przeszło w stan naprawy takie zamówienie ma status oczekującego na potwierdzenie – pojawi się w zakładce 'Do zamówienia’ dopiero wtedy, kiedy powiązane z nim zlecenie serwisowe zostanie potwierdzone. W momencie anulowania lub zamykania zlecenia, anulowane są wszelkie niezamknięte zamówienia.

Przykładowy proces wykorzystania magazynu.

Załóżmy, że mamy naprawę, która została przyjęta i wymaga wyceny przed oddaniem jej klientowi do akceptacji. Naprawa potrzebuje elemetu, którego w tym momencie nie ma w magazynie.

  • z menu akcji naprawy wybieram opcję „dołącz podzespół z magazynu”
  • wyszukuję interesujący mnie podzespół
  • z uwagi na to, że nie ma go na stanie otwiera mi się formularz zamówienia, który wypełniam, jeśli dany podzespół zamawiany był wcześniej koszt (dla firmy) jest uzupełniony, jeśli nie muszę go uzupełnić
  • dzięki zamówieniu w kalkulacji kosztów widzę ile naprawa będzie kosztowała
  • klient akceptuje koszty naprawy
  • osoba obsługująca magazyn w zakładce „do zamówienia” widzi moje zamówienie, przed akceptacją kosztów naprawy przez klienta zamówienie nie jest widoczne
  • osoba obsługująca magazyn zamawia podzespół u dostawcy i zmienia stan zamówienia
  • podzespół dociera do serwisu, osoba obsługująca magazyn wprowadza podzespół na stan, podzespół z uwagi na istniejące zamówienie przechodzi w stan rezerwacji na potrzeby mojej naprawy
  • realizuję naprawę
  • klient odbiera naprawę, zamykam ją, rezerwacja podzespołu schodzi ze stanu magazynowego
  • w dowolnym czasie, w naprawie, a także na karcie podzespołu mogę odszukać wzajemne powiązania